A4 样章 · 一封邮件一张纸
先选写给谁，再选具体场景。左侧填入学校、姓名和邮箱等信息，右侧 A4 会即时替换，可直接复制成品。也可以高亮各部分查看规则，或检查不推荐表达。需要更完整的个性化内容时，再到邮件工作台生成。
填入必要信息后，右侧 A4 会即时替换。未填写的字段会保留占位符。
选择一个部分，在右侧样章中查看位置与写法规则。
查看这类邮件常见的问题及修改方向。
简洁明确概括主题，含目的关键词（お問い合わせ/お願い）+ 要点（募集要項/研究室訪問）+ 自己姓名或学校名。避免「質問があります」这类模糊件名或省略件名。
先写收件人名字与称呼。给教授用「〔教授名〕先生」或「〔教授名〕教授」（二选一，别把「教授」与「先生」叠用），可前置单位「〔宛先部署〕 〔教授名〕先生」；给事务部门：「〔宛先部署〕 御中」。称呼后另起一行写正文。
正文开头先寒暄（「突然のメールで失礼いたします」/「初めまして」），再说明自己是谁：学校、学部・学科、年级、姓名（含假名）。
结论先行，首段点明来意，再说背景、提出问题或请求。分段或用编号列出要点。教授邮件加研究兴趣与匹配度；事务邮件突出身份信息（姓名/申请号）与问题。避免过长。
礼貌致谢并再次表达请求：「お忙しいところ恐れ入りますが、～」「ご確認いただけますと幸いです」「何卒よろしくお願い申し上げます」。需回复时加「ご返信いただけますと幸いです」。
末尾附学校名、学部・学科、年级、姓名（假名）、邮箱、电话等。与件名/正文身份信息一致，便于对方确认。
正文须明确提及附件内容（「研究計画書と成績証明書を添付いたしました」）。文件名简洁（建议「氏名_資料名.pdf」）。避免一次发过多大附件。
收到回复 48 小时内致谢回信。1–3 周回复都属正常；满 2 周仍未回可礼貌催促一次，内容简短重申请求并致歉打扰。超过 3 周仍无回复，视为「没回＝不回」，转下一位。切勿频繁催促。
左右滑动，查看完整表格
| 错误示例 | 问题 | 正确写法 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 件名：「質問があります」 | 件名太笼统，收件人无法了解内容。 | 「〔確認したい事項〕についての質問」 | 件名要简洁具体，含关键词与发件人姓名。 |
| 「私は貴大学に入りたいです。」 | 过于简短，只表达意愿，缺乏理由和自我介绍。 | 「〔自分の学校・所属〕の〔氏名〕と申します。〔研究テーマ〕に興味があり、貴学で学びたいと考えております。」 | 先介绍背景、说明动机与研究兴趣，体现诚意。 |
| 「田中先生様」 | 称呼错误：「先生」已含敬意，不可叠加「様」。 | 「〔教授名〕先生」或「入学課 御中」 | 教授用「先生」，部门用「御中」。 |
| 「早く返事ください。」 | 命令式且不礼貌，忽略对方忙碌。 | 「お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。」 | 用敬语表达请求，给对方留下尊重印象。 |
| 「こんにちは、先生」 | 过于随便，不用于正式邮件。 | 「突然のメールで失礼いたします、〔自分の学校・所属〕の〔氏名〕と申します。」 | 正式邮件不用「こんにちは」口语寒暄。 |
| 「私の出願番号は12345です。」 | 只提供编号，缺少身份信息，显得突然。 | 「私は〔自分の学校・所属〕卒の〔氏名〕（出願番号：〔出願番号〕）です。」 | 先报姓名背景再提供编号，便于核对身份。 |
| 「書類を送ります。」 | 未说明附件内容及文件名，收件人不知所指。 | 「下記書類を添付いたしましたので、ご確認ください。」（研究計画書.pdf / 成績証明書.pdf） | 正文明确列举附件文件名和内容。 |
| 「よろしくお願い致します。」 | 敬语混用，缺少客套词。 | 「何卒よろしくお願い申し上げます。」 | 用正确敬语形式，末尾常加「何卒」。 |
| 多封教授邮件一模一样，只换名字 | 未体现针对性，显得模板化，教授易忽略。 | 邮件中提及对方特定研究内容，说明联系理由 | 增加个性化细节，让教授看出邮件是为他定制。 |
| 「～してください。」 | 直接要求，语气生硬命令，易冒犯。 | 「～していただけますでしょうか。」 | 用委婉请求形式，避免命令。 |
下一步
邮件工作台会读你的画像、目标教授的研究内容，以及你的经历与该教授研究方向的接点，按上面选定的类型起草一封可继续修改的联系邮件，并记录整条联系线的进度。发不发、怎么改，最后由你确认。
