Sample result
Outreach email · sample result
Say who the email is for and what it needs to do, optionally answer a few AI questions, and the tool drafts an email you can edit and copy, with pre-send checks under the draft. Below is a first email to a professor.
- You bringThe recipient, your purpose in one sentence and any background. Answering the AI's questions is optional.
- The tool doesDrafts the subject and body as a Japanese or English email, leaving 〔要記入〕 placeholders for missing details instead of inventing them.
- You getA subject and body you can edit, copy or download, plus a pre-send checklist.
What went into this email
Fictional exampleThe professor, university and applicant in this example are fictional, and the email was never sent.
- Recipient type
- Professor
- Recipient
- 澪川 遥 (Haruka Miokawa) · Graduate School of Environmental Studies, Aoura University
- Your purpose in one sentence
- I'm applying for a master's program for the next intake. I want to ask whether Professor Miokawa's lab takes students working on urban green space and summer heat, and request a short online meeting.
- Additional details
- I'm Chen Yutong, a final-year environmental science student at Hanchuan University in China. My thesis uses satellite imagery and GIS to relate campus tree cover to summer surface temperature. The lab website says the professor studies block-scale green space layout with both field measurements and numerical simulation, and I'd like to learn that approach. Working on the thesis, I began to suspect that how green space is laid out affects how hot it feels to pedestrians more than how much of it there is; for my master's I'd like to study small green-space layouts with pedestrian heat stress as the measure. I'll attach a one-page research plan summary. My name reads チン ウトウ in Japanese.
- AI questions
- What are your current language scores?JLPT N1. I've taken the TOEFL iBT and will add the score later.
- How would you like to meet?Online, for about 30 minutes, at a time that suits the professor.
- Email language
- Japanese
Email draft
【ご相談】修士課程への進学について（瀚川大学 陳 雨桐）
碧浦大学大学院 環境学研究科 澪川 遥 先生
突然のご連絡失礼いたします。 中国・瀚川大学 環境科学専攻4年の陳 雨桐（チン ウトウ）と申します。次回募集の修士課程への進学を志望しており、先生の研究室で学ばせていただけるかご相談したく、ご連絡いたしました。日本語能力試験N1を取得しており、TOEFL iBTは〔要記入:スコア〕点です。
卒業研究では、衛星画像とGISを用いて、キャンパス内の樹木被覆率と夏季の地表面温度の関係を分析しています。分析を進めるうちに、緑地の量だけでなく配置の仕方によって、歩く人が感じる暑さが変わるのではないかと考えるようになりました。研究室のウェブサイトで、先生が街区スケールの緑地配置と夏季の暑熱環境を、現地観測と数値シミュレーションの両面から研究されていることを拝見し、この視点を基礎から学びたいと考えております。
一点お伺いしたいのですが、修士課程において、歩行者の暑熱ストレスを指標として小規模緑地の配置効果を検討するテーマに取り組むことは可能でしょうか。
研究計画の概要（A4・1枚）を添付いたします。ご多忙のところ恐縮ですが、可能でしたら、オンラインで30分ほどお話を伺う機会をいただけないでしょうか。日時は先生のご都合に合わせます。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
陳 雨桐（チン ウトウ） 瀚川大学 環境科学専攻 4年
Edit subject and message
Six-part breakdown
Read each part alongside the generated draft. After editing, only notes that still match the message are shown.
Recipient
碧浦大学大学院 環境学研究科 澪川 遥 先生
Verify the affiliation and name.
Greeting and introduction
突然のご連絡失礼いたします。 中国・瀚川大学 環境科学専攻4年の陳 雨桐（チン ウトウ）と申します。次回募集の修士課程への進学を志望しており、先生の研究室で学ばせていただけるかご相談したく、ご連絡いたしました。日本語能力試験N1を取得しており、TOEFL iBTは〔要記入:スコア〕点です。
State your identity and purpose; supply the real score.
Research background and fit
卒業研究では、衛星画像とGISを用いて、キャンパス内の樹木被覆率と夏季の地表面温度の関係を分析しています。分析を進めるうちに、緑地の量だけでなく配置の仕方によって、歩く人が感じる暑さが変わるのではないかと考えるようになりました。研究室のウェブサイトで、先生が街区スケールの緑地配置と夏季の暑熱環境を、現地観測と数値シミュレーションの両面から研究されていることを拝見し、この視点を基礎から学びたいと考えております。
Use only lab information the applicant has checked.
Specific research question
一点お伺いしたいのですが、修士課程において、歩行者の暑熱ストレスを指標として小規模緑地の配置効果を検討するテーマに取り組むことは可能でしょうか。
Explain the research through one specific question.
Attachment and meeting request
研究計画の概要（A4・1枚）を添付いたします。ご多忙のところ恐縮ですが、可能でしたら、オンラインで30分ほどお話を伺う機会をいただけないでしょうか。日時は先生のご都合に合わせます。
State the attachment and request while allowing the recipient to choose a time.
Closing and signature
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 陳 雨桐（チン ウトウ） 瀚川大学 環境科学専攻 4年
Close politely and include an identifiable signature.
Before you send
The fact checks use the interface language; the sending email remains Japanese.
Automatic checks
- 1 placeholder(s) still need filling in (e.g. 〔要記入:スコア〕).
- The email mentions an attachment. Add the file in your email app when you send it.
Facts to verify
- Check whether Professor Miokawa is accepting students in the next master's intake.
- Verify that the lab's current research still matches the description in the email.
- Check whether contacting faculty before applying is permitted and follow the required method.
- Verify the official names of the university, graduate school and professor.
- Add your verified TOEFL score before sending and remove every unfilled placeholder.
- The meeting length is a request, not an arrangement confirmed by the recipient.
Sending preparation
- Verify the recipient address and form of address.
- Fill in your actual score and check the attachment version.
- Confirm that the meeting request and research plan reflect your intentions.
Attachment note
The message mentions a one-page research plan summary. Attach that file in your email app; this tool does not attach it automatically.