相手と場面から選ぶメール例文

目的（お問い合わせ・お願い）、要点（募集要項・研究室訪問）、氏名または学校名が分かる簡潔な件名にします。「質問があります」のような曖昧な件名や空欄は避けます。

最初に相手の名前と敬称を書きます。教員には「〔教授名〕先生」または「〔教授名〕教授」のどちらかを使い、「教授」と「先生」を重ねません。部署には「〔宛先部署〕 御中」を使います。

「突然のメールで失礼いたします」「初めまして」などの挨拶に続け、学校、所属、学年、氏名（必要に応じてカナ）を伝えます。

最初に用件を書き、次に背景、質問または依頼を示します。必要なら箇条書きを使います。教員宛てでは研究関心との接点、事務宛てでは氏名や出願番号を明確にします。

「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご確認いただけますと幸いです」「何卒よろしくお願い申し上げます」などで、お礼と依頼を丁寧にまとめます。

学校、所属、学年、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号を記載します。件名や本文の身分情報と一致させます。

本文で添付内容を明記し、ファイル名は「氏名_資料名.pdf」のように分かりやすくします。大きなファイルを一度に多数送らないようにします。

返信を受けたら、できれば48時間以内にお礼を返します。返信までは1〜3週間かかるのが普通です。2週間経っても返信が無ければ、短い確認を一度だけ送ります。3週間を超えたら「返事は来ない」と判断して次の先生へ。